📘 Il primo incontro di mediazione: un passaggio decisivo
Il primo incontro di mediazione rappresenta un momento centrale del procedimento: segna l’avvio effettivo della procedura e offre alle parti, assistite dai rispettivi avvocati, l’opportunità di confrontarsi in un contesto neutrale, riservato e orientato alla composizione della lite.
Non è una fase introduttiva, ma un vero momento operativo, in cui si entra nel merito della controversia per verificare se vi siano le condizioni per un accordo immediato o per programmare un incontro successivo di approfondimento.
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⚖ Struttura e tempi
Il procedimento si apre con la convocazione delle parti da parte dell’organismo di mediazione.
Durante il primo incontro:
1. Il mediatore illustra le regole del procedimento, i principi di riservatezza e imparzialità, nonché i vantaggi della mediazione rispetto al processo ordinario;
2. Le parti, assistite dai rispettivi avvocati, espongono le proprie posizioni e gli interessi in gioco;
3. Il mediatore facilita il dialogo, aiutando le parti a comprendere se esistano i presupposti per raggiungere un’intesa già nel primo incontro o se sia utile rinviare a un secondo appuntamento per proseguire le trattative.
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💰 Durata, costi e mancata partecipazione
La normativa distingue le ipotesi in base all’andamento del primo incontro:
• Se la mediazione si chiude entro le due ore e entro la data fissata per il primo incontro, quanto già versato non comporta ulteriori costi qualora si chiuda con un esito negativo per mancato accordo.
• Ulteriori spese maturano solo nel caso in cui:
• si raggiunga un accordo anche nel primo incontro, con la redazione del verbale di conciliazione; oppure
• si rinvii a un incontro successivo per consentire ulteriori approfondimenti o scambi documentali.
Nel caso di mancata partecipazione di una delle parti, il mediatore ne dà atto nel verbale.
Tale condotta può avere rilievo processuale: il giudice, ai sensi dell’art. 8, comma 4-bis, del d.lgs. 28/2010, può valutare l’assenza come argomento di prova e condannare la parte non comparsa al pagamento di una somma pari al doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio.
Partecipare è dunque importante non solo per adempiere all’obbligo normativo, ma anche per favorire il dialogo e tentare di trovare un accordo, evitando conseguenze processuali ed economiche negative.
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👨⚖ Il ruolo del mediatore
Il mediatore è un terzo imparziale, dotato di specifiche competenze giuridiche e comunicative, incaricato di facilitare il confronto tra le parti.
Il suo compito è quello di promuovere la comunicazione, individuare gli interessi reali e accompagnare le parti nella ricerca di soluzioni condivise.
Può proporre una soluzione conciliativa con la formulazione di una proposta, ma solo se richiesto congiuntamente dalle parti.
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🧑💼 Il ruolo dell’avvocato
La presenza dell’avvocato è essenziale per garantire tutela e consapevolezza giuridica durante l’intero procedimento.
Nel primo incontro, l’avvocato:
• informa il cliente sulla procedura e sulle conseguenze della mancata partecipazione;
• lo assiste attivamente durante tutto lo svolgimento della mediazione, tutelandone gli interessi e favorendo la ricerca di soluzioni pratiche;
• valuta la convenienza economica e strategica dell’accordo;
• verifica e sottoscrive il verbale, assicurando il rispetto dei requisiti formali e sostanziali previsti dalla legge ed in caso di accordo con la propria sottoscrizione lo rende conforme alle norme imperative ed all’ordine pubblico.
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🧩 Taglio pratico: preparazione e gestione della trattativa
• Preparare la parte: definire obiettivi e limiti della trattativa, raccogliendo la documentazione necessaria.
• Curare la comunicazione: adottare un linguaggio costruttivo e orientato al risultato.
• Gestire i tempi: il primo incontro, se ben condotto, può portare ad un risultato concreto già nelle prime due ore, favorendo una soluzione rapida e condivisa.
• Collaborare attivamente: l’avvocato e il mediatore lavorano in sinergia per valorizzare la procedura e incrementare le possibilità di successo.
• Formalizzare con precisione: il verbale deve riportare le posizioni emerse e risaltare l’esito dell’incontro, nel pieno rispetto del diritto di riservatezza delle parti.
