REGOLE PER Lo Svolgimento della Mediazione secondo MODALITA’ TELEMATICHE
In conformità anche a quanto previsto dall’Articolo 8 bis del D. Lgs. 28/2010 e dal D.M. n. 150/2023
Svolgimento della Mediazione in Modalità Telematica
- Le parti possono manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica facendone esplicita richiesta all’Organismo, indicando la mail a cui trasmettere il link di collegamento. Attraverso questo link, le parti potranno accedere all’incontro all’ora prestabilita in una stanza virtuale accessibile apponendo il proprio nome e cognome, scegliendo poi l’opzione ospite ed eventualmente inserendo la password ricevuta sempre via email;
- Le parti faranno uso della piattaforma Webex, che non solo consente udibilità e visibilità simultanee, ma anche la condivisione di qualsiasi tipo di file utile alla mediazione e del verbale finale, generato in formato PDF nativo. Questo verbale verrà poi trasmesso a tutte le parti tramite il software Subscrivia, il quale nella parte sottoscritta descriveremo, firmato digitalmente nel rispetto del Codice di Amministrazione Digitale (C.A.D.) e conservato a norma. Il verbale completo di tutte le firme sarà poi trasmesso via PEC a tutti i partecipanti alla Mediazione.
- Le parti sono tenute a comunicare se dispongono o meno di firma digitale. Nel caso in cui non ne siano provviste, sarà compito dell’Organismo di Mediazione, tramite la Segreteria, fornire tutto il necessario per ottemperare alle disposizioni dell’art. 8 bis del D.Lgs. 28/2010 ed apporre ognuno la firma digitale sul file PDF nativo.
- Anche nel caso in cui la mediazione non sia condotta in modalità telematica, le parti hanno la possibilità, su richiesta anticipata via email o PEC, di svolgere uno o più incontri da remoto.
- Il servizio telematico di mediazione si inserisce e completa il più ampio servizio offerto dall’Organismo di Mediazione, rappresentando una modalità integrativa e complementare di fruizione del Servizio. Questo consente una gestione più flessibile e rapida della procedura.
- Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione.
- Caratteristiche ed accesso al Servizio telematico
La mediazione telematica:
- il servizio messo a disposizione è semplice da utilizzare perché non richiede la configurazione di dispositivi o l’impiego di personale specializzato;
- è accessibile a chiunque possieda una posizione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio;
- permette agli utenti di gestire l’intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell’organismo di mediazione;
- consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza;
- qualora l’utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà (con il consenso dell’altra parte) comunque recarsi presso la sede dell’organismo e collegarsi con l’ausilio di un referente dell’organismo.
- all’esito dell’incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell’intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo durante il primo incontro ovvero di mancata accordo dopo due o più incontri;
- la sottoscrizione del verbale definitivo nativo pdf generato dal Mediatore deve avvenire, così come disposto dall’articolo 8 bis d. lgs. 28/2010 e s.m., con firma digitale di tutte le parti partecipanti al procedimento di mediazione nonché degli Avvocati che le assistono e dello stesso Mediatore.
Piattaforma on-line
L’Organismo assicura la procedura di mediazione attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato, specificamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico, denominata Webex e consiste in un servizio di web conferenza basato sulla piattaforma Cisco Webex, che consente di organizzare e svolgere riunioni nonché mediazioni e corsi di formazione via web, audio e video e condividere documenti dal proprio ufficio, da casa o in mobilità. Mediacon fornirà, tramite Webex, all’utente un invito alla partecipazione con link di collegamento alla riunione (username e password) con cui potrà accedere al servizio ed utilizzare il servizio Webex.
La piattaforma dell’Organismo è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa.
Il riconoscimento delle credenziali consentirà agli utenti l’accesso in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato (standard https) a ulteriore garanzia di riservatezza.
La dotazione infrastrutturale utilizzata per la connessione e per la gestione della piattaforma risiede in appositi server allocati in web farm che utilizzano policy di accesso controllato certificate da Enti riconosciuti a livello internazionale.
Le password sono archiviate in formato crittografato e non possono essere recuperate in alcun modo dagli utenti e dagli amministratori del sistema. In caso di smarrimento sarà possibile per gli utenti richiedere una nuova password di accesso.
8. Accesso riservato
L’accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione ed a coloro che aderiscono all’invito a partecipare, nonché al Mediatore incaricato. Le credenziali danno diritto all’accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso.
La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l’accettazione da parte degli utenti del presente regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato (audio / video / testuali / grafico) obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati.
L’iscrizione in piattaforma, conseguente all’Istanza di mediazione, potrà avvenire attraverso la Segreteria dell’Organismo.
L’utente dovrà confermare esplicitamente la procedura di registrazione on-line, garantendo altresì la correttezza dei dati forniti al momento della registrazione ed impegnandosi alla riservatezza delle credenziali ottenute con esplicita adesione al regolamento di mediazione.
Preliminarmente alla procedura di mediazione, o di un corso di formazione, sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso ed alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, test consigliabile per garantire durante la procedura di mediazione o nello svolgersi di un corso di formazione la presenza delle sole parti accreditate (parti e mediatore durante la mediazione; formatore e discenti durante il corso di formazione).
Il processo di mediazione telematica, come anche la formazione telematica, avviene tramite “stanze virtuali” create ed abilitate ad hoc che consentono l’accesso in via telematica esclusivamente ai partecipanti ed al mediatore (durante la mediazione) , ai discenti ed al formatore durante i corsi: per quanto attiene la mediazione è lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi a tutte le parti coinvolte, oppure privatamente ad ognuna delle predette parti; mentre durante i corsi di formazione sarà il formatore ad interloquire dando la possibilità di fare interventi e domande ai discenti. Da quanto detto si evince che anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita quindi l’assoluta riservatezza delle informazioni.
9. Procedura di mediazione telematica
Ogni singola fase dello svolgimento della procedura di mediazione telematica, dal primo incontro fino all’accordo finale o comunque al verbale di conclusione della mediazione, avviene on-line attraverso l’utilizzo della piattaforma https://www.webex.com/it/index.html e secondo una procedura controllata e riservata.
Il dialogo fra le parti, facilitato dal Mediatore, avviene all’interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di “stanze virtuali” riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell’intero procedimento di mediazione.
Il sistema di videoconferenza ed in particolare le “stanze virtuali” messe a disposizione del Mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma.
Il Mediatore, quindi, può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti.
Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il Mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla parte invitata.
10. Verbale di mediazione – Sottoscrizione del Mediatore e delle Parti
Se le parti che partecipano alla mediazione, tutte dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo ovvero in caso di mancata prosecuzione oltre il primo incontro, si impegnano a sottoscriverlo quale pdf nativo tutti in digitale e verrà trasmesso in formato elettronico (tramite PEC – Posta Elettronica Certificata) dalla Segreteria dell’Organismo al termine del processo di firma e contestuale chiusura dell’incontro.
In caso di proposta del Mediatore, le Parti gli comunicano per iscritto ed a mezzo PEC, l’accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il già menzionato termine, la proposta si ha per rifiutata.
I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalle Parti con firma digitale unitamente ad Avvocati e Mediatore, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la sottoscrizione delle firme.
Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell’accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, ad eccezione di quelli riservati, sono messi a disposizione delle Parti che ne ricevono i file in formato pdf per l’appunto dell’intera procedura tramite posta elettronica certificata (PEC).
Inoltre, per il caso di cui all’ultimo inciso al comma 3 dell’art. 11, D. Lgs. 4/3/2010 n. 28 e s.m., il legislatore ha previsto la possibilità di trascrivere il verbale di conciliazione, nel caso in cui le parti compiano uno degli atti di cui all’art. 2643 c.c., a condizione che la sottoscrizione del verbale sia “autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
La piattaforma online utilizzata da Mediacon s.r.l. per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza.
La Segreteria dell’Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta.
Di seguito viene meglio spiegato come il Mediatore nominato e chi partecipa alla Mediazione quale Parte unitamente agli Avvocati che li assistono dovranno apporre la firma digitale sul pdf nativo:
La firma digitale FEQ deve essere abilitata all’interno del menu incontri della mediazione nella pagina dedicata del Software utilizzato dall’Organismo per la gestione delle mediazioni.
Come si può vedere nell’immagine sottostante dopo aver caricato un verbale di chiusura incontro si potrà abilitare la firma digitale qualificata (FEQ). (Nella sezione incontri è possibile scaricare verbali editabili e trasformarli in file PDF, infatti solo questo tipo di file può essere firmato digitalmente con la FEQ). Cliccando sull’apposito checkbox il sistema mostrerà tutte le parti coinvolte nella mediazione e darà la possibilità di inserire anche eventuali soggetti che firmano il verbale anche se non censiti all’interno della mediazione stessa.
Per ogni soggetto che firmerà il verbale bisogna avere nome, cognome, e-mail e numero di cellulare. Si potrà scegliere di firmare con un riconoscimento con SPID o con token fisico.
Compilati i campi e fatte le opportune scelte di riconoscimento (SPID o TOKEN) si potrà cliccare sul pulsante “firma verbale”. Il sistema darà il popup mostrato nella figura sottostante.
Il verbale e la richiesta di firma da parte di tutte le parti scelte saranno presi in carico dal sistema Subscrivia di Namirial SPA che si occuperà di inviare una e-mail a tutte le parti.
N.B. Il Mediatore riceverà questa e-mail solo dopo che tutte le parti avranno firmato.
La mail sarà simile a quella riportata nell’immagine seguente.
Cliccando sul pulsante FIRMA presente nella email si aprirà il browser dell’utente e questi verrà
portato ad una pagina simile a quella sottostante. Potrà leggere l’intero verbale e potrà firmarlo
usando il tasto in alto a destra FIRMA.
Come mostrato nell’immagine sottostante il sistema SUBSCRIVIA chiederà un numero di telefono per l’invio del codice OTP che conferma la firma.
ATTENZIONE: Si deve inserire anche il prefisso internazionale +39.
Nell’ultima release la procedura di richiesta numero di telefono viene evitata in quanto il numero di cellulare è diventato obbligatorio nelle anagrafiche che intendono usare la FEQ.
Il sistema SUBSCRIVIA chiederà di accettare le clausole per l’utilizzo dello SPID se questa è la modalità scelta o per l’uso del TOKEN hardware.
Dopo aver cliccato sui due checkbox si attiverà (diventa blu) il pulsante “Entra con SPID”.
Dopo averlo cliccato si aprirà una tendina per la scelta del fornitore dello SPID e si dovrà seguire la procedura classica di accreditamento dello SPID con username, password e OTP del fornitore.
Questa è la procedura standard di uso dello SPID a cui tutti quelli che usano SPID sono abituati.
Finita questa procedura si tornerà alla pagina di SUBSCRIVIA che mostrerà la finestra sottostante: infatti il sistema SUBSCRIVIA invierà un SMS con un codice da inserire nel riquadro presente qui in basso.
Dopo aver inserito il codice OTP presente nell’SMS e aver cliccato il tasto “OK” apparirà la pagina sottostante.
Alla fine, il sistema SUBSCRIVIA dirà all’utente che ha firmato con successo il documento.
Darà anche la possibilità di scaricarlo come si può vedere nell’immagine qui sopra riportata in alto al centro “Puoi scaricare una copia se lo desideri”. Cliccando su scaricare una copia l’utente scaricherà il documento firmato da lui.
N.B. Questo documento conterrà solo le firme già apposte a meno che l’utente non lo scarichi dopo che tutti hanno firmato il documento stesso. Comunque, tramite il link che ha ricevuto via e-mail potrà entrare fino a qualche ora dopo la firma di tutte le parti per scaricare una copia del documento. Anche se non ci riuscisse il Mediatore gli potrebbe inviare la copia definitiva. Vedi in seguito.
Intanto il sistema delle mediazioni mostrerà al Mediatore lo stato delle firme come riportato nell’immagine qui sotto.
Come si può notare dopo la firma accanto all’utente appare il segno di spunta verde ad indicare che l’utente ha firmato il documento.
N.B. Tutti gli utenti possono firmare il documento in parallelo; quindi, un utente non deve attendere la firma di un altro utente. Solo il Mediatore potrà firmare alla fine, infatti la casellina che mostra lo stato della firma per il Mediatore resterà su un triangolo giallo fino a quando non avranno firmato tutte le parti coinvolte nella mediazione. Solo allora lui riceverà l’e-mail e la casellina diventerà una rotellina in attesa della sua firma.
Dopo che anche il Mediatore ha firmato il processo si conclude ed il sistema mostra una schermata simile a quella sotto riportata.
Il verbale di fine incontro FIRMATO viene scaricato e posto sotto la stringa “File Caricato”. Si può notare come il nome file contenga al suo interno FIRMATO ad indicare che questo è il file con tutte le firme.
Se scarichi il verbale e lo apri con Adobe Reader, potrai controllare tutte le firme che sono state apposte aprendo il pannello FIRMA. Ogni pagina avrà in fondo un bollo che attesta che il file è stato firmato tramite l’Organismo di Mediazione e riporta la data di firma.
Si potrà quindi chiudere l’incontro. Scelto un esito per l’incontro, se questo è un esito con accordo, il sistema farà apparire subito sotto una nuova sezione di firma FEQ per il verbale di accordo e il funzionamento di questa sezione FEQ è identico alla FEQ apposta in precedenza.
N.B. Alcuni token digitali (chiavette USB) per essere riconosciute per la FEQ devono attivare una procedura di passaggio da modalità HID a modalità CCID. Purtroppo, questa è una richiesta del fornitore (es. Aruba) quindi non è possibile fare questa procedura al posto del cliente. Per Aruba la procedura si trova al seguente link:
https://guide.pec.it/firma-digitale/utilizzo/aruba-key-windows/aruba-key-import-certificato.aspx
11. Requisiti
Per poter accedere alla procedura di mediazione telematica, le parti dovranno essere dotate dei seguenti requisiti tecnici hardware/software:
- postazione collegata ad Internet (preferibilmente con collegamento ADSL, banda di collegamento minimo 1Mbs) dotata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, con un browser web attivo e preferibilmente Google Chrome.
12. Servizi aggiuntivi
Al fine di poter usufruire del processo di trasmissione telematica dei documenti, occorre:
- casella di posta elettronica certificata (PEC).
Al fine di poter usufruire del processo di firma digitale:
- Kit e certificato di firma
Il possesso dei requisiti dovrà essere dichiarato dalle parti al momento della richiesta di mediazione e l’attivazione dei servizi aggiuntivi (invio telematico dei documenti e firma digitale) è subordinata alla sussistenza da parte di entrambe le parti dei requisiti necessari.
Qualora non fosse richiesta o possibile l’attivazione dei servizi aggiuntivi, la procedura di mediazione verrà conclusa con le modalità riconosciute dalla vigente normativa e pertanto sarà data assistenza affinché la parte firmataria possa apporre le già menzionate firme digitali con spid.
13. Posta elettronica certificata
La piattaforma Webex supporta il circuito P.E.C. , sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparate ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n. 68).
Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio ed agli eventuali allegati.
I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute”:
- che il messaggio è stato spedito;
- che il messaggio è stato consegnato;
- che il messaggio non è stato
In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data e ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
14. Firma digitale
La Firma Digitale è l’equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta, ed il documento in formato elettronico così sottoscritto assume piena efficacia probatoria. La Firma Digitale è quindi associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano con certezza l’integrità, l’autenticità, la non ripudiabilità.
L’elemento di rilievo del sistema Firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che gli Enti Certificatori, rilasciano ai titolari di una smart card.
Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che riguardano l’identità del titolare, la propria chiave pubblica comunicata, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell’Ente Certificatore).
Come indicato dall’art. 2 Capo II – Sezione II del Codice delle Amministrazioni Digitali, “l’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”.
Ciò rende lo strumento Firma Digitale indispensabile per molteplici categorie professionali.
Firmare un documento elettronico è un’attività assai semplice e veloce e per eseguirla è necessario essere dotati di un Kit per Firma Digitale composto da:
- dispositivo sicuro di generazione delle firme (smart card)
- lettore di smart card
- software di firma e verifica
Installato il Kit sul proprio computer, attraverso il software di firma sarà possibile selezionare il documento elettronico da sottoporre a firma digitale e, previa attivazione di un account, alla marcatura temporale.
Al momento della firma del documento, il software chiederà l’inserimento del codice di protezione del dispositivo (PIN) e, se correttamente inserito, procederà con la verifica della firma e con la creazione del file firmato digitalmente.
15. Sessioni telematiche di mediazione
La soluzione della piattaforma Webex utilizzata da Mediacon s.r.l. permette di erogare via web su rete interna controllata, comunicazioni tra due o più partecipanti.
Lo strumento consente al Mediatore incaricato di comunicare in audio/video con tutti i partecipanti, eventualmente condividendo documenti e files elettronici.
Allo stesso tempo gli altri utenti possono richiedere di intervenire.
In funzione dello specifico scenario applicativo, il Mediatore incaricato può integrare il proprio audio/video con gli eventuali interventi audiovisivi degli altri partecipanti abilitati (fino ad un massimo di 200 partecipanti).
L’elenco di tutti gli utenti che partecipano nominativamente alla sessione viene visualizzato nell’apposita sezione con il relativo status.
Il Mediatore ha in ogni momento la facoltà di abilitare / disabilitare il flusso audio/video ai singoli partecipanti mantenendo altresì aperto il collegamento per la successiva eventuale azione di abilitazione / disabilitazione.